Over de functie

Ben jij een georganiseerde en servicegerichte Personal Assistant die graag werkt in een internationale juridische omgeving? Vind je het leuk om te schakelen tussen verschillende werkzaamheden, overzicht te houden en advocaten optimaal te ondersteunen? Voor een internationaal advocatenkantoor op de Zuidas in Amsterdam zoeken wij per direct een Personal Assistant voor de IP/IT-praktijkgroep. Een mooie functie voor iemand die graag zelfstandig werkt, initiatief neemt en energie krijgt van een betrokken team.

Jouw rol
Als Personal Assistant ben je een belangrijke schakel binnen de IP/IT-praktijkgroep. Je ondersteunt een partner en/of meerdere associates bij hun dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat agenda’s, afspraken, documenten en administratieve processen goed zijn georganiseerd. Je werkt zelfstandig, maar staat er niet alleen voor: je maakt onderdeel uit van een groot assistant-team waarin collega’s nauw samenwerken en elkaar ondersteunen. De praktijkgroep richt zich op juridische vraagstukken rondom intellectueel eigendom en technologie. Denk aan procedures over octrooien, knowhow, bedrijfsgeheimen, merken, imitaties, reclamecampagnes en nieuwe producten. De werkzaamheden spelen zich af op zowel nationaal als internationaal niveau, waardoor je terechtkomt in een inhoudelijk interessante en dynamische werkomgeving.

Wat ga je doen?
In deze functie zorg je ervoor dat de dagelijkse ondersteuning van de praktijkgroep vlekkeloos verloopt. Je houdt overzicht, denkt vooruit en pakt werkzaamheden zorgvuldig en tijdig op. Jouw taken bestaan onder andere uit:

• beheren van inboxen en agenda’s en het plannen van afspraken, vergaderingen en overleggen.
• het organiseren van zakenreizen en het afstemmen van praktische details rondom reisplanning.
• administratie juridische documenten en dossiers.
• voorbereiden en opstellen van maandelijkse rekeningen in overleg met de boekhouding.
• het ondersteunen van een partner en associates bij uiteenlopende secretariële werkzaamheden.
• bewaken van prioriteiten en het soepel combineren van meerdere taken tegelijkertijd.

Het team
Je komt terecht in een hecht team van assistants, dat verdeeld is over verschillende praktijkgroepen. Binnen dit team wordt veel samengewerkt en is er ruimte om van elkaar te leren. Door de korte lijnen met collega’s raak je snel vertrouwd met de werkwijze en kun je waar nodig op elkaar terugvallen. Naast het werk is er ook aandacht voor teamgevoel, met gezamenlijke activiteiten en informele momenten binnen en buiten kantoor.

Wie ben jij?
Wij zoeken een Personal Assistant die graag verantwoordelijkheid neemt en goed overzicht weet te bewaren. Je bent praktisch ingesteld, werkt nauwkeurig en voelt goed aan wat er nodig is om anderen te ontzorgen. Je communiceert helder, bent flexibel en blijft rustig wanneer de werkdruk oploopt. Daarnaast vind je het prettig om deel uit te maken van een team, maar kun je ook zelfstandig prioriteiten bepalen en werkzaamheden oppakken. Daarnaast heb je:

• hbo/wo werk- en denkniveau.
• een afgeronde secretariële of andere relevante opleiding.
• ervaring als assistant of secretaresse is een pre.
• goede kennis van Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
• uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• beschikbaarheid voor 4 of 5 dagen per week.

Wat biedt het kantoor?
Je krijgt een veelzijdige functie binnen een internationale werkomgeving waar professionaliteit, samenwerking en ontwikkeling belangrijk zijn. Er is ruimte om jezelf verder te ontwikkelen en je komt terecht in een betrokken team met een open en collegiale sfeer. Ook buiten de inhoudelijke werkzaamheden wordt geïnvesteerd in verbinding, onder andere via sociale activiteiten, borrels en gezamenlijke lunches.

• een salaris tot €4.600,- op basis van 37,5 uur en afhankelijk van ervaring,
• 8% vakantiegeld, premievrij pensioen, zorgverzekering 50%, reiskostenvergoeding, parkeergelegenheid.
• oppas mogelijkheden via Charly Cares, sporten bij Trainmore, Rocycle en Clubsportive.
• budget voor het inrichten thuiswerkplek, laptop en iPhone.
• een prettige werkomgeving met veel sociale activiteiten, vrijdagmiddagborrels, jaarlijkse ski trip en dagelijks verzorgde lunch met eigen kok.

Over het bedrijf

Arbeidsmarktspecialist waarin mens en organisatie centraal staan. Dienstverlening: werving en selectie, bemiddeling van internationale kandidaten voor internationale bedrijven, (loopbaan)coaching en trainingen, interim professionals, cocreatie projecten, HR sparringpartners en een B2B netwerk en platform: Projob Company Onboarding.