Over de functie

Een Executive Secretary is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten van het Executive Office om een ​​uitstekende personeelservaring te bieden, terwijl hij/ zij secretariële ondersteuning biedt, de administratie beheert en archivering uitvoert.

Wat ga ik doen?

Als Executive Secretary ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten van het Executive Office. Een Executive Secretary biedt secretariële ondersteuning, beheert de post en administratieve taken en voert alle archivering uit.

Je bent onder andere verantwoordelijk voor het uitvoeren van de volgende taken volgens de hoogste standaarden:

• Dagelijkse administratieve activiteiten uitvoeren van het directiekantoor volgens de normen, beleidsregels en procedures van Hilton

• Secretariële ondersteuning bieden aan de General Manager en het Management team

• Zorgen dat alle communicatie, met name met betrekking tot eigenaren, gasten (Guest Relations) en het regionale kantoor, snel en professioneel wordt afgehandeld

• Kantoorbenodigdheden bijhouden

• Interne en externe relaties identificeren en onderhouden

• Agenda's organiseren en bijwerken

• Reisplanning voor GM/HOD's/team members voor zakelijke reizen

• Boekingen van onze eigenaren coördineren, gevolgd door VIP-procedure, inclusief het verwerken van daadwerkelijke reserveringen

• Begroeten van bezoekers/gasten bij afwezigheid van GM

• Plannen/organiseren/notuleren bij MT-vergaderingen

• Plannen/organiseren/notuleren bij Operationele vergaderingen

• Lid van het BHV team

• Deadlines met betrekking tot acties/rapportage/projecten bewaken

• MT-evenementen plannen, organiseren en beheren

• Helpen bij de organisatie van speciale hotelevenementen/projecten maar ook ondersteunen van de HR afdeling met team member events

• Specifieke projecten en onderzoek uitvoeren zoals bijvoorbeeld onze community events

• Coördinatie van vouchers en donaties

• Contactpersoon voor alle kunstpartners

• Alle archivering uitvoeren

Waar zijn we naar op zoek?

Om deze rol succesvol te vervullen, moet zijn we op zoek naar een collega die zich herkent in het volgende:

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in het Engels en bij voorkeur ook Nederlands

• Uitstekende administratieve en IT-vaardigheden

• Toegewijd aan het leveren van een hoog niveau van gastenservice, zowel intern als extern

• Flexibiliteit om te reageren op een reeks van verschillende situaties

• Vermogen om onder druk te werken

• In het bezit van een geldige Nederlandse verblijfs- en werkvergunning

Het zou in deze functie een pré zijn als je ook over de volgende vaardigheden beschikt:

• Eerdere administratieve ervaring in een snel veranderende omgeving

• Kennis van hotelbranche

Over het bedrijf

StudentJob International Hoe wij te werk gaan? Simpel: wij brengen werkgevers in contact met ambitieuze studenten en jonge professionals die op zoek zijn naar een baan. Parttime, fulltime, maar ook weekendwerk en stages! Op zoek naar een baan in Zweden? Of Spanje? Dan ben je bij ons nog steeds aan het juiste adres. Wij zijn namelijk actief in Nederland, Frankrijk, Duitsland, Oostenrijk, Zweden, België, Spanje, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk.